Benutzerverwaltung
Konten anlegen, Rollen zuweisen, Zugänge stilllegen — alles rund um die Personen in deiner Firma.
Wofür du das brauchst
Neue Kolleginnen und Kollegen einladen, Zuständigkeiten ändern, ausgeschiedene Personen sauber aussteuern.
Jemanden einladen
Es gibt keine Selbstregistrierung. Neue Konten entstehen ausschließlich über einen Einladungslink:
- In der Benutzerverwaltung Einladung erstellen.
- Rolle(n) auswählen, die die Person erhalten soll.
- Link erzeugen und der Person zukommen lassen.
- Die Person öffnet den Link und legt ihr Passwort selbst fest.
Bringt die gewählte Rolle eine Vorlage mit (gespeicherte Dashboard- und Menü-Anordnung), wird diese beim Beitritt automatisch angewendet. Die Person kann danach alles frei umstellen.
Zugang stilllegen statt löschen
Setz das Konto auf inaktiv. Wirkung:
- Anmeldung sofort nicht mehr möglich,
- alle bisherigen Einträge (Tickets, Kommentare, Stempelungen, Rechnungen) bleiben vollständig erhalten und weiterhin nachvollziehbar.
Das ist der empfohlene Weg beim Austritt. Ein Konto komplett zu entfernen würde Historie und Nachvollziehbarkeit zerreißen.
Was am Konto hängt
| Bereich | Inhalt |
|---|---|
| Identität | E-Mail (Anmeldename, plattformweit eindeutig), Name, Firma |
| Zugang | aktiv / inaktiv |
| Rechte | zugewiesene Rollen sowie persönliche Ausnahmen |
| Darstellung | Design, Akzentfarbe, Profilbild, Kurzbeschreibung |
| Startseite | eigenes Dashboard, eigenes Menü, zuletzt genutzte Apps |
| Benachrichtigungen | Glocke- und Push-Einstellungen, Ruhezeiten, Präsenz |
| Personalbezug | Resturlaub-Korrektur für unterjährigen Eintritt |
Unterjähriger Eintritt: Resturlaub
Tritt jemand mitten im Jahr ein, stimmt der automatisch berechnete Jahresurlaub nicht. Dafür gibt es am Konto eine Urlaubskorrektur, mit der du den tatsächlich zustehenden Resttag-Wert setzt.
Die Entsprechung für das Überstundenkonto ist eine Buchung vom Typ Anfangssaldo — siehe Zeiterfassung.
Gut zu wissen
- Ein Konto gehört zu genau einer Firma. Ein Wechsel ist nicht vorgesehen; für eine zweite Firma braucht es ein eigenes Konto mit eigener E-Mail-Adresse.
- E-Mail-Adressen sind plattformweit eindeutig. Dieselbe Adresse kann nicht in zwei Firmen existieren.
- Rechteänderungen wirken sofort — betroffene Personen müssen sich weder ab- noch wieder anmelden.
Häufige Fragen
Kann ich das Passwort einer Person setzen? Nein. Passwörter setzt jede Person selbst — über die Einladung bzw. den Zurücksetzen-Weg.
Wie ändere ich die Anmelde-Adresse? Über die Bearbeitung des Kontos. Beachte, dass die Adresse plattformweit eindeutig sein muss.
Jemand hat versehentlich zu viele Rechte bekommen. Entweder die Rolle korrigieren (wirkt für alle Trägerinnen und Träger) oder ein persönliches Entziehen setzen (wirkt nur für diese eine Person). Siehe Berechtigungen.