Lager & Artikel
Artikelstamm, Bestände, Buchungen und Inventur — branchenneutral aufgebaut, vom Ein-Schrank-Lager bis zum Mehrstandortbetrieb.
Wofür du das brauchst
Wissen, was wo liegt, was verbaut wurde und ob die Zahlen stimmen — mit einem lückenlosen Prüfpfad, der einer Betriebsprüfung standhält.
Das Grundprinzip: die Bewegung ist die Wahrheit
Nexidia führt kein editierbares Bestandsfeld. Der Bestand ist immer die Summe aller Bewegungen.
[!warning] Buchungen lassen sich nicht ändern oder löschen Eine einmal erfasste Bewegung bleibt für immer stehen. Korrigiert wird ausschließlich durch eine Gegenbuchung. Das ist keine Einschränkung der Oberfläche, sondern in der Datenbank abgesichert — auch technisch kommt niemand an eine bestehende Buchung heran.
Praktische Folge: Der Prüfpfad ist immer vollständig. Jede Bestandszahl lässt sich bis auf den einzelnen Beleg zurückverfolgen. Wer aus anderen Systemen gewohnt ist, eine Zahl „einfach zu korrigieren", muss hier umdenken — der Weg heißt Korrekturbuchung mit Grund.
Voraussetzungen
Fünf getrennte Rechte:
| Recht | Erlaubt |
|---|---|
| Lesen | Artikel, Bestände und Belege ansehen |
| Schreiben | Artikel und Lagerorte anlegen und pflegen |
| Buchen/Korrigieren | Zugänge, Abgänge, Korrekturen |
| Inventur | Zähllisten erfassen und abschließen |
| Werte | Einkaufspreise und Marge sehen |
Werte ist bewusst vom Buchen getrennt: Wer das Lager bewegt, muss nicht zwingend die Einkaufspreise sehen.
[!note] Fehlende Rechte werden gesperrt gezeigt, nicht versteckt Du siehst also, dass es die Funktion gibt, und weißt, wonach du fragen musst.
Die fünf Bildschirme
1. Artikel
Eine dichte, durchsuchbare Tabelle: Nummer, Name, Typ, Einheit, Bestand, aktiv.
Das Anlegeformular arbeitet in drei Ringen:
- Pflichtfelder — immer sichtbar,
- Erweitert — eingeklappt,
- Experte — erscheint nur, wenn die passende Fähigkeit aktiv ist (z. B. Seriennummern- oder Dimensionsfelder).
[!warning] Die Basiseinheit ist nach der ersten Bewegung gesperrt Sobald ein Artikel bewegt wurde, lässt sich seine Basiseinheit nicht mehr ändern — sonst würde die gesamte Historie ihre Bedeutung verlieren. Prüfe die Einheit vor der ersten Buchung.
2. Bestand
Artikel × Lagerort mit zwei Zahlen:
- Verfügbar — was tatsächlich da ist,
- Erwartet — was zusätzlich eingeplant oder unterwegs ist.
Unterschreitet der verfügbare Bestand den Mindestbestand, erscheint eine Warnung. Die Lagerort-Spalte blendet sich erst ein, wenn es einen zweiten Lagerort gibt — kleine Betriebe bekommen keine unnötige Spalte.
3. Buchen
Genau drei Buchungen stehen zur Auswahl:
| Buchung | Wofür |
|---|---|
| Zugang | Ware kommt herein |
| Abgang | Ware geht heraus (Verbrauch, Verkauf, Einbau) |
| Korrektur | Berichtigung — Grund ist Pflicht |
Ein Barcode-/GTIN-Feld erlaubt das Scannen statt Tippen.
Umlagerung, Inventurdifferenz und Storno sind Systembuchungen: Sie entstehen automatisch aus der jeweiligen Aktion und lassen sich nicht frei auswählen. Im Journal sind sie mit einem violetten Blitzsymbol als automatisch erzeugt gekennzeichnet.
4. Inventur
Du erfasst nur die gezählte Menge je Position. Die Differenz zwischen Zählung und Buchbestand bucht das System selbst — gegen ein virtuelles Differenzlager, damit die Abweichung als eigener Vorgang sichtbar bleibt statt im Bestand zu verschwinden.
5. Journal
Belegliste mit Detailansicht. Der Prüfpfad läuft immer gleich:
Bestand → Belegkopf → Positionen
Einkaufs- und Bewertungspreise erscheinen nur mit dem Recht Werte.
Belegnummern
Belege bekommen lückenlose Nummern (z. B. WA-MAIN-2026-000147). Die Nummer
wird erst bei der Festschreibung vergeben — so entstehen keine Lücken durch
abgebrochene Vorgänge.
Lagerorte und Standorte
Über dem Lagerort steht der Standort. Kleine Betriebe merken davon nichts: Es gibt automatisch einen impliziten Standort mit einem Standardlager. Erst wenn du einen zweiten anlegst, erscheint die Struktur in der Oberfläche.
Lagerorte können ineinander verschachtelt sein und verschiedene Arten haben: fester Lagerplatz, Fahrzeug, Baustelle, Kundenstandort oder virtuell. Das Fahrzeuglager ist der Grund, warum Handwerk und Außendienst mit demselben Modell arbeiten können.
Zusätzlich existieren vier virtuelle Gegenkonten für Differenz, Transit, Verschnitt und Rückgewinnung.
Gut zu wissen
- Ein Modell für alle Größen. Es gibt keine abgespeckte Variante für kleine Betriebe — der Umfang steuert, wie viel du siehst, nicht wie die Daten aufgebaut sind. Du kannst also klein anfangen, ohne später migrieren zu müssen.
- Historische Werte werden mitkopiert. Einheit, Umrechnungsfaktor, Bewertungspreis und Partneranschrift werden zum Buchungszeitpunkt festgehalten. Änderst du später den Artikelstamm, bleibt die alte Buchung so, wie sie war.
- Alle Zustände sind ausgewiesen: „noch nichts erfasst" ist etwas anderes als „kein Treffer", und fehlende Rechte werden benannt statt kommentarlos ausgeblendet.
Was noch nicht da ist
Häufige Fragen
Ich habe mich vertippt — wie korrigiere ich die Buchung? Gar nicht. Erfasse eine Korrekturbuchung mit Grund. Beide Zeilen bleiben stehen, der Bestand stimmt danach wieder.
Warum kann ich die Einheit eines Artikels nicht mehr ändern? Weil er bereits bewegt wurde. Eine Änderung würde alle historischen Mengen verfälschen.
Wo ist die Umlagerung? Umlagerungen erzeugen ihre Bewegungen automatisch — sie sind keine frei wählbare Buchungsart. Im Journal erkennst du sie am Blitzsymbol.
Warum sehe ich keine Preise? Dafür braucht es das eigene Recht Werte, getrennt vom Buchungsrecht.
Ich habe nur ein Lager — warum sehe ich keine Lagerort-Spalte? Sie erscheint erst ab dem zweiten Lagerort, um die Tabelle schmal zu halten.