Kalender & Schichtplan
Termine, Urlaub, Krankmeldungen und Personalschichten — vier Ansichten auf dieselben Daten.
Wofür du das brauchst
Wer ist wann verfügbar, wer hat welche Schicht, wann ist wer im Urlaub — und Termine per Maus verschieben, statt sie zu löschen und neu anzulegen.
Ansichten
Oben rechts schaltest du um: Monat · Woche · Tag · Schichtplan.
Filter-Seitenleiste
Drei einklappbare Bereiche:
Kategorien
Termine · Tickets · Fälle · Urlaub · Krank · Feiertage.
- Klick schaltet eine Kategorie an oder aus.
- Umschalt+Klick stellt eine Kategorie solo (alle anderen aus). Noch einmal Umschalt+Klick auf die verbliebene stellt alles wieder her.
Nutzer und Rolle
Mehrfachauswahl mit Suchfeld. Beide Filter sind oder-verknüpft: Angezeigt wird, woran mindestens eine der gewählten Personen beteiligt ist.
[!note] Personenfilter blendet Personenloses aus Ist ein Personenfilter aktiv, verschwinden Feiertage und unbesetzte Schichten — dann willst du eine Personenansicht. Bewusst so.
Diese beiden Bereiche erscheinen nur für Führungskräfte, die mehrere Personen sehen dürfen. Für alle anderen wäre ohnehin nur die eigene Zeile sichtbar.
Termine verschieben
Termine lassen sich greifen und verschieben:
| Ansicht | Verhalten |
|---|---|
| Woche / Tag | auf neue Uhrzeit ziehen, in der Woche auch in eine andere Spalte. Raster 15 Minuten |
| Monat | auf einen anderen Tag ziehen, die Uhrzeit bleibt erhalten |
Die Dauer bleibt in allen Ansichten unverändert. Die Kachel folgt beim Ziehen sofort dem Cursor; gespeichert wird beim Loslassen.
Voraussetzung ist das Recht Kalender bearbeiten. Nicht ziehbar: Feiertage, Ganztagstermine und mehrtägige Einträge.
Vertrauliche Termine
Beim Anlegen kannst du Vertraulich ankreuzen. Für alle anderen erscheint dann nur ein Block „Gebucht" — ohne Titel, Beschreibung, Ort oder Verknüpfungen. Die Zeit bleibt sichtbar, damit „ist beschäftigt" erkennbar ist.
Details sehen ausschließlich die erstellende Person und die Zugewiesenen.
[!warning] Auch Administratoren sehen nur „Gebucht" Das ist Absicht: Personen mit vollem Sichtbarkeitsumfang sehen sonst jeden Kalender. Ein vertrauliches Gespräch soll auch vor ihnen verdeckt bleiben. Es gibt derzeit kein Recht, das diese Verdeckung aufhebt.
Die Verdeckung passiert serverseitig — auch bei Live-Aktualisierungen gehen keine Details über die Leitung.
Schichtplan
Der Schichtplan ist eine Ansicht dieses Kalenders, kein eigener Bereich.
- Aufbau: links eine feste Personalspalte, rechts ein breites, verschiebbares Zeitfenster mit Schichtbalken. Überlappende Schichten werden versetzt dargestellt.
- Zoom: stufenlos von Wochen- bis Stundenauflösung; ab einer bestimmten Stufe erscheint das Stundenraster.
- Zeitfenster: rund zwei Wochen zurück und drei Monate voraus.
- Bearbeiten: Schichten per Ziehen verschieben und an den Rändern in der Länge ändern.
- Unbesetzte Schichten: Eine Schicht ohne zugewiesene Person ist eine offene Schicht und wird als solche dargestellt.
Automatische Fallzuweisung
Ist eine Schicht an einen Fall gekoppelt, kann die diensthabende Person dem Fall kurz vor Schichtbeginn automatisch zugewiesen und danach wieder entfernt werden.
Konfiguriert wird das in den Firmeneinstellungen: Schalter aktivieren, Vorlauf und Nachlauf in Stunden setzen.
[!note] Nur automatisch Gesetztes wird automatisch entfernt Zuweisungen, die eine Person von Hand vorgenommen hat, bleiben bestehen.
Urlaub und Abwesenheit
Anträge laufen über den Kalender. Abwesenheitstypen:
- Urlaub — zählt gegen dein Urlaubsbudget.
- Krank
- Freizeitausgleich — zählt nicht als Urlaub, sondern zieht Stunden vom Überstundenkonto ab. Siehe Zeiterfassung.
Der Verlauf (eingereicht, entschieden, storniert) steht in der Zeiterfassung unter Team → Historie.
Automatisch „Nicht stören"
Optional unter Einstellungen → Benachrichtigungen → Verfügbarkeit.
Ist die Option aktiv, wechselt dein Präsenzstatus automatisch auf Nicht stören, solange du in einem dir zugewiesenen Termin mit fester Uhrzeit steckst — und danach zurück auf den vorherigen Status.
- Ganztagstermine lösen das nicht aus.
- Hast du deinen Status von Hand gesetzt (Nicht stören oder Offline erscheinen), wird er nicht überschrieben.
- Die Option ist nur sichtbar, wenn du Zugriff auf den Kalender hast.
Gut zu wissen
- Feiertage kommen aus der in den Firmeneinstellungen hinterlegten Region.
- Kalendereinträge, Schichten und Fallschichten sind technisch dasselbe — daher wirken Filter und die Vertraulichkeitsregel überall gleich.
Häufige Fragen
Ich kann einen Termin nicht ziehen. Entweder fehlt das Bearbeitungsrecht, oder es handelt sich um einen Feiertag, einen Ganztags- oder einen mehrtägigen Termin — die sind bewusst fixiert.
Ich sehe bei einer Kollegin nur „Gebucht". Der Termin ist als vertraulich markiert. Details sehen nur Erstellerin und Zugewiesene.
Warum sind Feiertage aus meiner Ansicht verschwunden? Du hast einen Personenfilter aktiv. Feiertage haben keine beteiligte Person und fallen dann heraus.
Freizeitausgleich taucht nicht in meinem Urlaubsrest auf. Richtig — er belastet das Überstundenkonto, nicht das Urlaubsbudget.