Dateien
Der Dateispeicher deiner Firma: durchsuchen, hochladen, herunterladen, teilen und an Vorgänge hängen.
Wofür du das brauchst
Angebote, Fotos, Protokolle und Dokumente liegen dort, wo der Vorgang ist — und sind trotzdem an einer Stelle auffindbar.
Ansichten und Bedienung
- Kachel- und Listenansicht — umschaltbar.
- Suche über den Dateinamen.
- Sortierung nach Name, Datum, Größe oder Typ.
- Kopfzeile mit Kennzahlen: Anzahl Dateien, belegter Speicher, Ordnerzähler und die letzten Uploads.
- Vorschau für gängige Formate, inklusive Diaschau für Bilder.
- Kontextmenü pro Datei mit den verfügbaren Aktionen.
- Dateisymbole sind nach Typ eingefärbt.
Ordnerstruktur
Der Speicher ist nach Vorgangsart gegliedert:
| Ordner | Inhalt |
|---|---|
| Rechnungen | Rechnungs-PDFs |
| Tickets | Anhänge an Vorgängen |
| Dokumentation | Dokumentationen |
| Fälle | Unterlagen zu Fällen |
| Aufträge | Unterlagen zu Aufträgen |
| Allgemein | alles Übrige |
Dateien lassen sich an einen konkreten Vorgang hängen — Rechnung, Ticket, Fall, Dokumentation oder Auftrag. Dann erscheinen sie sowohl im Explorer als auch beim Vorgang.
Bei Aufträgen erzeugt ein Upload zusätzlich einen Eintrag im Verlauf, sodass im Vorgang nachvollziehbar bleibt, wann wer etwas hinzugefügt hat.
Ordner teilen
Über Ordner teilen gibst du einen Ordner gezielt frei.
[!note] Dateien folgen nicht dem üblichen Sichtbarkeitsumfang Anders als etwa Tickets arbeitet die Dateiverwaltung nicht mit „nur eigene / Team / alle", sondern mit Ordnerfreigaben. Zugriff steuerst du also über die Freigabe, nicht über den Umfang der Rolle.
Berechtigungen
| Aktion | Recht |
|---|---|
| Durchsuchen, Statistik, Ordner sehen | Zugriff |
| Hochladen | Zugriff (bzw. Hochladen, falls vergeben) |
| Herunterladen und Links erzeugen | Herunterladen |
| Löschen | Löschen |
| An einen Vorgang hängen | Bearbeiten |
Zugriff ist immer Voraussetzung.
Grenzen
- Maximale Dateigröße: standardmäßig 50 MB.
- Freigabelinks laufen nach etwa einer Stunde ab. Sie sind zum kurzfristigen Weitergeben gedacht, nicht als dauerhafter Verweis.
Gut zu wissen
- Nach jedem Hochladen oder Löschen aktualisieren sich Liste und Kennzahlen automatisch.
- Dateien aus öffentlichen Formularen landen ebenfalls hier — siehe CRM & Formulare.
Häufige Fragen
Ein Freigabelink funktioniert nicht mehr. Er ist abgelaufen (rund eine Stunde). Erzeuge einen neuen.
Ich sehe einen Ordner nicht. Entweder fehlt die Freigabe, oder er ist leer. Bei Zweifeln die Person fragen, die den Ordner angelegt hat.
Eine Datei ist zu groß. Standardgrenze sind 50 MB. Bei größeren Dateien einen externen Weg wählen oder mit der Administration sprechen.
Warum taucht eine Ticketdatei auch im Explorer auf? Weil beides derselbe Speicher ist. Der Vorgang zeigt seine Anhänge, der Explorer zeigt alle Dateien.