CRM & Formulare

Wofür du das brauchst

Verkaufschancen von der ersten Anfrage bis zum Abschluss verfolgen und gleichzeitig Anfragen einsammeln, ohne dass jemand E-Mails abtippen muss.

Die Pipeline

Aufbau

Das Board besteht aus Spalten (Phasen), die deine Firma frei konfiguriert. Jede Spalte hat einen Namen, eine Farbe und einen Typ:

Beim ersten Öffnen wird automatisch eine Standardpipeline angelegt: Neu · Kontaktiert · Angebot · Gewonnen · Verloren.

Deals

Ein Deal hat Titel, Wert, Ansprechpartner und/oder Kundenfirma, eine zuständige Person und ein erwartetes Abschlussdatum. Verschieben per Drag & Drop — auch die Reihenfolge innerhalb einer Spalte lässt sich frei sortieren.

Das Abschlussdatum setzt das System, nicht du: Sobald ein Deal in eine Gewonnen- oder Verloren-Spalte wandert, wird der Zeitpunkt festgehalten; geht er zurück auf Offen, wird er wieder entfernt.

Jeder Deal hat eine Aktivitäts-Chronik — dasselbe Verlaufssystem wie bei Tickets.

Spalten löschen

Das Löschen ist bewusst streng — es soll nie still Daten verlieren. Abgelehnt wird, wenn:

• die Spalte noch Deals enthält,
• ein Formular auf sie verweist,
• es die letzte verbleibende Spalte wäre.

Räume die Spalte also erst leer und löse Formularverweise, dann löschen.

Öffentliche Formulare

Du baust ein Formular, veröffentlichst es unter einem eigenen Link und bekommst die Einsendungen in eine Inbox.

Zwei Arten von Formular

Support-Formulare werden immer sofort umgewandelt. Die Prüfung findet dort statt, wo sie hingehört — in der Anfragen-Inbox der Tickets, nicht zusätzlich im CRM.

Lead-Formulare kannst du auf automatische Umwandlung stellen oder jede Einsendung von Hand prüfen und übernehmen.

Der Baukasten

Die Einstellungen sind in vier Registerkarten organisiert:

• Inhalt — die Felder,
• Design — Logo, Farbe, Aussehen,
• Verhalten — Zielspalte, automatische Umwandlung, Weiterleitung,
• Teilen — der öffentliche Link.

Felder ordnest du per Drag & Drop an; beim Anlegen wählst du den Feldtyp über ein Symbolraster.

Feldtypen

Datei-Uploads landen im Firmenspeicher und erscheinen in der Inbox als Download-Knopf. Grenzen: maximal 25 MB und 10 Dateien pro Einsendung; zusätzlich gelten die Größen- und Typvorgaben deiner Firma. Datei-Felder lassen sich nicht auf CRM-Zielfelder abbilden.

Feldzuordnung

Du legst je Feld fest, wohin die Antwort wandert — z. B. Vorname auf den Kontakt, Firma auf die Kundenfirma. Bei Support-Formularen sind die Ziele Vorname, Nachname, E-Mail, Betreff und Beschreibung.

Nicht zugeordnete Antworten gehen nicht verloren: Sie werden bei Support-Formularen als Zusammenfassung in die Beschreibung geschrieben. Fehlt ein Betreff, wird der Formulartitel verwendet.

Gestaltung

Das Logo kann aus drei Quellen kommen:

1. Firmenlogo (Standard),
2. eine Datei aus dem Firmenspeicher,
3. eine URL.

Dazu wählst du eine Hintergrundfarbe für das Logofeld (Standard dunkel — damit ein helles Logo auf hellem Grund nicht verschwindet), Innenabstand, Größe und Zentrierung. Eine Akzentfarbe setzt Fokusrahmen und Links.

Die öffentliche Seite

Die Formularseite trägt das Branding deiner Firma, nicht das von Nexidia: Logo bzw. Initialen oben links, Nexidia nur klein im Fuß.

Weitere Eigenschaften:

• folgt der Hell-/Dunkel-Einstellung des Betriebssystems der Besucherin,
• kennzeichnet Pflicht- bzw. optionale Felder,
• zeigt Feldfehler direkt am Feld, barrierefrei ausgezeichnet,
• hat eine eigene Erfolgsansicht — oder leitet auf eine von dir hinterlegte Weiterleitungsadresse um.

Schutz vor Missbrauch

Automatisch aktiv, ohne Konfiguration:

• Unsichtbares Fallenfeld gegen automatisierte Einsendungen,
• Frequenzbegrenzung pro Absender,
• Linkgrenze — mehr als vier Links über alle Textfelder werden abgelehnt,
• Bereinigung — Steuerzeichen und HTML werden aus Texten entfernt, Leerraum normalisiert,
• Prüfung gegen deine Feldregeln — Pflicht, Typ, Länge, Bereich, Optionen,
• Einwilligung ist Pflicht.

Optional legst du pro Textfeld eine Formatregel fest: nur Buchstaben, nur Ziffern oder ein eigenes Muster.

[!note] Der Link ist nicht erratbar Die Adresse enthält einen zufällig erzeugten Schlüssel. Nur wer den Link hat, erreicht das Formular.

Datenschutz

• Die Einwilligung ist Pflichtfeld, der Zeitpunkt wird gespeichert.
• Die Einsendung speichert eine Kopie der Felder zum Absendezeitpunkt — änderst du das Formular später, bleibt die Inbox lesbar und der Bezug zwischen Frage und Antwort korrekt.
• Automatische Löschung: Nicht umgewandelte Einsendungen werden nach einer festgelegten Frist (Standard 365 Tage) automatisch entfernt.
• Die öffentliche Seite gibt keine internen Informationen preis — weder deine Firmenkennung noch die Zielspalte.

Kontakte: verknüpfen statt überschreiben

Trifft eine Einsendung auf eine bereits bekannte E-Mail-Adresse, wird sie mit dem bestehenden Kontakt verknüpft. Es wird kein einziges Feld des Bestandskontakts überschrieben.

[!warning] Warum das wichtig ist Gepflegte Stammdaten können so nicht durch eine flüchtig ausgefüllte Formularzeile zerstört werden. Wenn die neuen Angaben besser sind, überträgst du sie bewusst von Hand.

Diese Regel gilt gleichermaßen für die automatische Umwandlung und für die manuelle Übernahme aus der Inbox.

Gut zu wissen

• Das Board aktualisiert sich live — verschiebt jemand einen Deal, siehst du es sofort.
• Die Pipeline und ihre Spalten gelten firmenweit, nicht pro Person.

Häufige Fragen

Eine Einsendung ist angekommen, aber es gibt keinen Deal. Entweder ist die automatische Umwandlung aus (dann übernimmst du aus der Inbox), oder es war ein Support-Formular — dann liegt sie in der Anfragen-Inbox der Tickets.

Ich kann eine Spalte nicht löschen. Sie enthält noch Deals, ein Formular verweist darauf, oder es ist die letzte Spalte. Alle drei Fälle werden benannt.

Eine Kundenadresse hat sich geändert, das Formular hat sie nicht übernommen. Absicht — bestehende Kontakte werden nie überschrieben. Übertrage die Angabe von Hand.

Kann ich das Formular auf unserer Website einbetten? Du bekommst einen eigenständigen Link mit deinem Branding. Nach dem Absenden kannst du auf eine beliebige Seite weiterleiten lassen.

Kann ich meine Datenschutzerklärung verlinken? Ja — über den Einwilligungstext des Formulars.

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