Rechnungen
Aus Tickets oder eigenständig Rechnungen erstellen, buchen, exportieren und mit Lexware abgleichen.
Wofür du das brauchst
Erbrachte Leistungen und verbautes Material werden zur Rechnung — ohne Zahlen abzutippen und ohne dass etwas doppelt abgerechnet wird.
Der Lebenszyklus einer Rechnung
Entwurf → gebucht → (bei Bedarf) storniert
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Entwurf | frei änderbar, noch ohne Rechnungsnummer, löschbar |
| Gebucht | Rechnungsnummer vergeben, nicht mehr löschbar |
| Storniert | durch eine Stornorechnung aufgehoben |
[!warning] Die Rechnungsnummer entsteht erst beim Buchen Ein Entwurf trägt noch keine Nummer. So entstehen keine Lücken im Nummernkreis, wenn ein Entwurf verworfen wird.
Rechnung erstellen
Zwei Wege:
- Aus Tickets — du wählst die abzurechnenden Leistungen und Materialien aus. Die Rechnung merkt sich ihre Herkunft, damit eine Vorlage später erneut angewendet werden kann.
- Eigenständig — freie Positionen ohne Ticketbezug.
Was auf die Rechnung kommt
- Positionen mit Nummer, Menge, Einzelpreis, Einheit und Steuersatz (0 %, 7 % oder 19 %). Positionen lassen sich zu Gruppen zusammenfassen.
- Textbausteine: Kopftext, Schlusstext, Fußzeile und freier Text.
- Zahlungsziel in Tagen (Standard: 14).
- Das erzeugte PDF wird an der Rechnung abgelegt.
Vorlagen
Layout-Vorlagen bestimmen Aussehen und Standardwerte. Der in der Vorlage hinterlegte Standard-Steuersatz wird beim Erzeugen auf jede Position gestempelt; einzelne Positionen kannst du danach im Editor abweichend setzen.
Textbausteine pflegst du separat und kannst sie wiederverwenden.
Entwurf löschen
Nur Entwürfe lassen sich löschen. Dabei gilt:
- Standardmäßig werden die zugrunde liegenden Leistungen und Materialien wieder zur Abrechnung freigegeben — sie stehen also erneut zur Verfügung.
- Über das Häkchen im Löschdialog kannst du das abwählen; dann bleiben die Leistungen als „abgerechnet" markiert.
[!note] Warum das Häkchen wichtig ist Löschst du einen Entwurf, weil du neu aufsetzen willst, brauchst du die Freigabe (Standard). Löschst du, weil die Position anderweitig erledigt ist, nimm das Häkchen heraus — sonst taucht die Leistung wieder in der Abrechnung auf.
Gebuchte Rechnung aufheben: Storno
Gebuchte Rechnungen werden nie gelöscht — das verlangt die Aufbewahrungspflicht und würde die Nummernfolge zerreißen. Stattdessen:
Über Stornieren entsteht eine Stornorechnung: eine neue, sofort gebuchte Rechnung mit negierten Mengen und Beträgen, eigener Nummer und Verweis auf das Original. Das Original wechselt auf storniert.
Regeln:
- Eine Stornorechnung lässt sich selbst nicht stornieren.
- Eine bereits stornierte Rechnung lässt sich nicht erneut stornieren.
- Der Knopf erscheint nur bei gebuchten Rechnungen, die keine Stornos sind.
[!warning] Storno und Lexware Der Storno wird derzeit nicht automatisch nach Lexware übertragen. Bitte dort manuell nachziehen.
Preise: die drei Modelle
Die Positionen erben die Preislogik der zugrunde liegenden Leistung:
| Modell | Rechnung |
|---|---|
| Standard | Festpreis |
| Distanz | hinterlegte Entfernung der Kundenfirma × Kilometersatz |
| Umrechnung | erfasste Einheiten → Abrechnungstakte (z. B. Stunden → Takte) |
Die Entfernung stammt aus der Kundenfirma — siehe Kontakte. Ist sie nicht gepflegt, kann das Distanzmodell nicht korrekt rechnen.
Lexware-Anbindung
- Zwei-Wege-Abgleich für Kontakte und Artikel.
- Rechnungsexport nach Lexware.
- Der Zugangsschlüssel wird verschlüsselt gespeichert und ist nie im Klartext sichtbar.
- Der Abgleich läuft zusätzlich zeitgesteuert im Hintergrund.
Sozialdienste: Handgeld
Nicht abgerechnete Handgeld-Einträge der referenzierten Fälle werden als eigene Positionen (Einheit „Pauschal") an die Rechnung gehängt und danach als abgerechnet markiert.
Der Positionstext ist über eine Vorlagenzeile mit Ziel Handgeld anpassbar.
Verfügbare Platzhalter: [[LEISTUNG]], [[DATUM]], [[MENGE]] (Stunden),
[[BETRAG]], [[KUNDE]]. Ohne eigene Vorlage gilt „Handgeld –
Gut zu wissen
- Doppelabrechnung ist ausgeschlossen: Eine Leistung, die auf einer Rechnung steht, gilt als abgerechnet und erscheint nicht erneut in der Auswahl — bis du sie über das Löschen eines Entwurfs bewusst wieder freigibst.
- Gruppierte Positionen fassen mehrere Leistungen zusammen. Die Zuordnung zur Ursprungsleistung bleibt trotzdem erhalten.
Häufige Fragen
Ich finde eine Leistung nicht in der Abrechnungsauswahl. Sie ist bereits abgerechnet. Prüfe die zugehörige Rechnung; über das Löschen eines Entwurfs (mit gesetztem Häkchen) wird sie wieder frei.
Ich habe eine falsche Rechnung gebucht. Stornieren, dann neu erstellen. Löschen ist bewusst nicht möglich.
Warum hat mein Entwurf keine Nummer? Nummern werden erst beim Buchen vergeben — das hält den Nummernkreis lückenlos.
Der Steuersatz stimmt nicht. Standard kommt aus der Vorlage. Für eine einzelne Rechnung kannst du ihn pro Position im Editor ändern; dauerhaft änderst du die Vorlage.