Workflows (Automatisierung)
Ein visueller Baukasten für wiederkehrende Abläufe: Wenn das passiert, tu das. Ohne Programmierkenntnisse, direkt auf einer Zeichenfläche zusammengezogen.
Wofür du das brauchst
Alles, was jemand sonst „nicht vergessen" darf: Bei einem neuen Ticket benachrichtigen. Jeden Morgen kritische Geräte prüfen und einen Bericht ablegen. Bei jeder neuen Kundenfirma ein anderes System informieren.
Voraussetzungen
App Workflows freigeschaltet und die Rechte Zugriff, Ansehen sowie Anlegen, Bearbeiten oder Löschen je nach Tätigkeit.
Aufbau eines Workflows
Ein Workflow besteht aus Bausteinen (Nodes), die du mit Verbindungen (Kanten) verkettest:
Auslöser → Aktion → Aktion
Der Ablauf startet immer an einem Auslöser und folgt den Verbindungen. Nicht verbundene Bausteine laufen nie — das ist die häufigste Ursache für „mein Workflow tut nichts".
Auslöser
Ereignisse
| Auslöser | Wann er feuert |
|---|---|
| Ticket erstellt | ein neues Ticket entsteht |
| Ticket zugewiesen | ein Ticket wird jemandem zugeteilt |
| Notiz hinzugefügt | ein Kommentar wird geschrieben |
| Ticketstatus geändert | der Status wechselt |
| Auftrag abgeschlossen | ein Ticket geht auf „geschlossen" |
| Kundenfirma angelegt | eine neue Kundenfirma entsteht |
| Kontakt angelegt | ein neuer Kontakt entsteht |
| Benutzer angelegt | ein neues Konto entsteht |
| Einladung erstellt | ein Einladungslink wird erzeugt |
| Rechnung erstellt | eine Rechnung entsteht |
| Fall angelegt | ein neuer Fall entsteht |
Zeitplan
Statt auf ein Ereignis zu warten, läuft der Workflow zeitgesteuert. Im Baustein stellst du die Frequenz über einen Baukasten ein:
- alle N Minuten oder Stunden,
- täglich, wöchentlich oder monatlich zu einer Uhrzeit,
- oder ein eigener Ausdruck für Spezialfälle.
Mehrere Auslöser
Über Trigger in der Werkzeugleiste legst du weitere Auslöser an. Jeder Auslöser startet seinen eigenen Zweig — egal ob er der erste war oder später hinzukam. So kann ein Workflow z. B. auf „Ticket erstellt" und auf „Ticket zugewiesen" reagieren.
[!warning] Automatisierungen laufen nach dem Speichern Ein Workflow greift immer nachdem die auslösende Änderung gespeichert wurde. Er kann eine Aktion also nicht verhindern oder abbrechen — nur darauf reagieren.
Aktionen
| Aktion | Was sie tut |
|---|---|
| Benachrichtigung | Meldung in der App an eine ausgewählte Person. Bei „Ticket zugewiesen" ohne Ziel geht sie automatisch an die zugewiesene Person. |
| Notiz hinzufügen | hängt einen Kommentar an ein Ticket. Ohne Angabe an das auslösende Ticket. |
| Zuweisen | weist dem auslösenden Ticket eine Person zu |
| HTTP-Anfrage | ruft eine Web-Adresse auf (GET oder POST). Bei POST werden die Auslöserdaten mitgeschickt. Die Antwort steht nachfolgenden Bausteinen zur Verfügung. |
| Feld setzen | baut Werte zusammen, ohne etwas zu verändern — reine Zwischenstation |
| KI-Aktion | schickt einen Text an den integrierten KI-Assistenten und gibt die Antwort zurück |
| RMM-Abfrage | liest den Gerätestand: Flottenzähler oder die Liste kritischer Geräte |
| Bericht | legt einen Bericht mit frei definierten Feldern ab — ein Endpunkt der Kette |
Berichte erscheinen im Dashboard-Widget Berichte. Der Titel entspricht dem Namen des Workflows.
[!note] Sicherheitsgrenzen Die HTTP-Anfrage erreicht nur öffentliche Adressen — interne Netzwerkziele sind blockiert. Eine Notiz kann nur an Tickets deiner eigenen Firma gehängt werden, auch wenn eine fremde Nummer eingetragen wird.
Nicht jede Aktion passt zu jedem Auslöser
Zuweisen und Notiz hinzufügen brauchen ein Ticket. Bei einem Auslöser wie „Kundenfirma angelegt" laufen sie ins Leere (und werden protokolliert). Sinnvoll sind dort Benachrichtigung und HTTP-Anfrage — letztere bekommt die vollständigen Auslöserdaten mitgeliefert.
Verzweigungen und Schleifen
Wenn / Sonst
Der Baustein Wenn prüft eine Bedingung nach dem Muster
links Vergleich rechts und hat zwei Ausgänge: Wahr und Falsch. Zieh
von jedem Ausgang eine eigene Verbindung.
Verfügbare Vergleiche: gleich, ungleich, enthält, größer, kleiner, größer-gleich, kleiner-gleich, leer, nicht leer, existiert, ist gesetzt.
Der Konfigurationsdialog zeigt live an, welcher Zweig mit den Beispieldaten genommen würde.
Filter
Wie Wenn, aber mit nur einem Ausgang: Trifft die Bedingung zu, läuft der Zweig weiter — sonst stoppt er. Praktisch für „nur bei hoher Priorität".
Für jedes (Schleife)
Läuft über eine Liste (z. B. die kritischen Geräte aus der RMM-Abfrage) und hat zwei Ausgänge:
- Jedes — läuft einmal pro Eintrag,
- Fertig — läuft einmal danach.
Im Schleifenkörper stehen dir das aktuelle Element und der Zählindex zur Verfügung. Typisches Muster:
RMM-Abfrage (kritische Geräte)
→ Für jedes
├─ Jedes → Benachrichtigung je Gerät
└─ Fertig → Bericht mit der Gesamtzahl
Schleifen laufen nacheinander, nicht parallel. Verschachtelte Schleifen sind möglich; jede sieht ihr eigenes Element.
Der Editor
Bedienung
| Aktion | Geste |
|---|---|
| Verschieben (Pan) | mittlere Maustaste ziehen |
| Zoomen | Mausrad, oder Knöpfe unten rechts (% setzt zurück) |
| Verbinden | von einem Anschlusspunkt ziehen und auf dem Zielbaustein loslassen — in beide Richtungen möglich |
| Verbindung umhängen | den Endpunkt greifen und auf einen anderen Baustein ziehen |
| Baustein erstellen + verbinden | vom Anschlusspunkt ins Leere ziehen → durchsuchbares Menü |
| Verbindung löschen | anklicken |
| Mehrfachauswahl | Rahmen aufziehen oder Umschalt+Klick; Entf löscht die Auswahl; markierte Bausteine verschieben sich gemeinsam |
| Baustein löschen | Papierkorb in der Kopfzeile des Bausteins (entfernt auch seine Verbindungen) |
| Baustein verschieben | an der Kopfzeile ziehen (rastet am Raster ein) |
| Baustein konfigurieren | Doppelklick |
Der Konfigurationsdialog
Ein Doppelklick öffnet einen Dialog mit drei Spalten:
| Links | Mitte | Rechts |
|---|---|---|
| eingehende Daten | Parameter | ausgehende Daten |
Die Kacheln auf der Fläche bleiben dadurch kompakt und zeigen nur eine Kurzfassung.
Blättern ohne Schließen: Leisten am Rand des Dialogs führen zum nächsten bzw. vorigen Baustein — so gehst du die Kette durch, ohne ständig zu schließen und neu zu öffnen. Auf schmalen Bildschirmen liegen die Leisten oben und unten.
Daten aus vorherigen Schritten verwenden
Die linke Spalte ist ein klickbarer Datenbaum:
- Textfeld anklicken (Cursor hineinsetzen),
- links das gewünschte Feld anklicken,
- der Bezug wird an der Cursorposition eingefügt.
Unter dem Feld erscheint der aktuell aufgelöste Wert — du siehst also sofort, was herauskommt.
Es gibt zwei Datenquellen:
- Auslöser — die Daten des Ereignisses,
- Schritte — die Ergebnisse vorher gelaufener Bausteine.
[!warning] Immer bis auf das einzelne Feld gehen Bindest du ein ganzes Objekt in ein Textfeld, landet unlesbarer Rohtext darin. Nicht der Kunde, sondern der Kundenname. Nicht der Status, sondern der Statusname.
Feste Werte oder Bezug
Jedes Feld hat einen Umschalter zwischen festem Wert und Bezug. Damit lässt sich auch ein Auswahlfeld (z. B. Empfänger) an eingehende Daten binden, statt eine feste Person zu wählen.
Testen
Zwei Wege — beide führen echte Aktionen aus.
Einzelnen Schritt ausführen
Im Ausgabebereich jedes Bausteins liegt Ausführen. Der Baustein läuft mit allem, was bisher aufgelaufen ist. Das Ergebnis wird gespeichert und fließt in die eingehenden Daten der nachfolgenden Bausteine — du kannst die Kette also Schritt für Schritt mit echten Werten durchgehen.
Gesamten Workflow testen
Der Testlauf in der Werkzeugleiste startet ab dem primären Auslöser; der Wiedergabeknopf an einem Auslöser-Baustein startet ab genau diesem. Beides führt den aktuellen, auch ungespeicherten Stand einmal komplett aus.
Danach zeigt jeder Baustein seine echten Ein- und Ausgabedaten — einmal laufen lassen, dann durchklicken.
[!warning] Testläufe sind keine Simulation Benachrichtigung, Notiz hinzufügen, Zuweisen und Bericht schreiben wirklich. KI-Aktion und RMM-Abfrage rufen die echten Dienste. Die HTTP-Anfrage ruft die echte Adresse.
Teste mit unkritischen Zielen — dir selbst als Empfänger, einem Testticket, einer Testadresse.
Bekannte Stolperfalle: Beim Einzelschritt-Test greifen Zuweisen und Notiz hinzufügen auf die Beispiel-Ticketnummer zu und schlagen fehl. Trage für den Test eine echte Ticketnummer ein.
Die Übersicht
Die Startansicht listet alle Workflows deiner Firma mit Auslöser und Anzahl der Aktionen. Pro Zeile:
- Aktiv/Inaktiv umschalten,
- Bearbeiten,
- Löschen.
Neuer Workflow öffnet den leeren Editor.
[!note] Inaktiv statt gelöscht Zum vorübergehenden Abschalten den Schalter umlegen, statt zu löschen — die Konfiguration bleibt erhalten.
Gut zu wissen
- Gespeichert wird erst beim Speichern. Positionen, Verbindungen und Einstellungen sind bis dahin nicht gesichert.
- Die Reihenfolge folgt den Verbindungen. Ein Baustein ohne eingehende Verbindung läuft nicht.
- Jeder Workflow gehört zu deiner Firma. Es gibt keinen firmenübergreifenden Zugriff.
- Ein Fehler stoppt nicht alles. Schlägt eine Aktion fehl (z. B. RMM ohne eingerichteten Anbieter), wird das protokolliert und der Lauf geht weiter.
Häufige Fragen
Mein Workflow tut nichts. Vier Dinge prüfen, in dieser Reihenfolge: (1) Ist er aktiv? (2) Sind alle Bausteine tatsächlich verbunden? (3) Passt der Auslöser zum Ereignis? (4) Blockiert ein Wenn oder Filter den Zweig? Der Testlauf zeigt es sofort.
Der Text in der Benachrichtigung ist unleserlicher Rohtext. Du hast ein ganzes Objekt statt eines einzelnen Feldes eingebunden. Im Datenbaum links weiter aufklappen, bis du beim konkreten Wert bist.
Kann ein Workflow eine Aktion verhindern? Nein. Er läuft immer erst danach.
Kann ich sehen, was in der Vergangenheit gelaufen ist?
Wie oft darf ein Zeitplan laufen? Minutengenau ist möglich. Bedenke, dass jeder Lauf echte Aktionen auslöst.