Kontakte & Kundenfirmen
Personen und die Firmen dahinter — die Stammdaten, an denen Tickets, Rechnungen, Fälle und die Geräteüberwachung hängen.
Wofür du das brauchst
Jeder Vorgang braucht ein Gegenüber. Sauber gepflegte Kontakte sorgen dafür, dass Tickets beim richtigen Kunden landen, Rechnungen korrekt adressiert werden und die Geräteüberwachung Meldungen dem richtigen Kunden zuordnet.
Die zwei Ebenen
Kundenfirma — das Unternehmen: Name, Branche, Website, Anschrift, Hauptansprechpartner und die Entfernung.
Kontakt — die Person: Name, Geburtsdatum, Anschrift, E-Mail, Telefon (Festnetz und mobil), Fax, Anmerkungen, Kategorie und die zugehörige Kundenfirma.
Eine Kundenfirma hat beliebig viele Kontakte; ein Kontakt gehört zu einer Kundenfirma.
[!warning] Die Entfernung ist abrechnungsrelevant An der Kundenfirma hinterlegst du die Entfernung. Genau dieser Wert speist das distanzbasierte Preismodell (Strecke × Kilometersatz). Fehlt er, rechnen Distanz-Leistungen falsch. Siehe Rechnungen.
Abteilung
Die Abteilung steht am Kontakt, nicht an der Firma — eine Firma hat viele Abteilungen, und eine Person gehört zu einer davon.
Das Feld ist Freitext mit Vorschlägen aus den bereits in deiner Firma verwendeten Werten. Es normalisiert sich damit von selbst und bleibt filterbar, ohne dass jemand eine Abteilungsliste pflegen müsste.
Kategorien direkt anlegen
Fehlt eine Kontaktkategorie beim Erfassen, kannst du sie direkt im Formular anlegen — unter dem Auswahlfeld erscheint (mit passendem Recht) ein Neuen Typ anlegen-Knopf. Der neue Eintrag wird sofort ausgewählt.
Dasselbe Muster gibt es in der Fall-Erfassung für Art/Service-Typ, Qualifikationsbereich und Erziehungsberechtigten-Typ.
Umbenennen, Löschen und Preispflege bleiben in den Firmeneinstellungen.
Verknüpfungen
| Verknüpfung | Bedeutung |
|---|---|
| Tickets | Ansprechpartner und Kundenfirma am Vorgang |
| Rechnungen | Rechnungsempfänger |
| Leistungen | Bezug für die Abrechnung, inkl. Entfernung |
| Fälle | mehrere Rollen möglich (Sorgeberechtigte, Abrechnung, Netzwerk, Kinder) |
| Geräteüberwachung | Zuordnung des RMM-Kunden zu Kontakt bzw. Firma |
| Bewertungen | Rückmeldungen zu abgeschlossenen Vorgängen |
Herkunft: lokal oder importiert
Kontakte und Firmen tragen eine Herkunft. Lokal angelegte unterscheiden sich von aus Lexware importierten. Der Abgleich läuft in beide Richtungen — änderst du auf einer Seite, zieht die andere nach.
Gut zu wissen
- Die Verknüpfung zur Geräteüberwachung ist manuell. Damit Geräte und Meldungen beim richtigen Kunden erscheinen, muss ein RMM-Kunde einmalig mit einem Kontakt oder einer Kundenfirma verbunden werden. Siehe RMM-Monitoring.
- Kontakte aus öffentlichen Formularen werden verknüpft, nicht überschrieben. Trägt jemand eine bereits bekannte E-Mail-Adresse ein, wird die Einsendung mit dem bestehenden Kontakt verbunden — es wird kein Bestandsfeld überschrieben. Siehe CRM & Formulare.
Häufige Fragen
Ein Kontakt existiert doppelt. Prüfe die Herkunft: Meist ist einer lokal angelegt, einer aus Lexware importiert. Pflege künftig auf einer Seite und lass den Abgleich arbeiten.
Warum kann ich eine Kontaktkategorie nicht umbenennen? Anlegen geht im Formular, die volle Verwaltung liegt in den Firmeneinstellungen — dafür braucht es das entsprechende Recht.
Die Entfernung ändert sich, weil der Kunde umgezogen ist. Wert an der Kundenfirma anpassen. Bereits abgerechnete Leistungen bleiben unverändert; künftige rechnen mit dem neuen Wert.