Zeiterfassung

Wofür du das brauchst

Arbeitszeit erfassen, Überstunden im Blick behalten, Freizeitausgleich nehmen — und als Führungskraft Zeiten prüfen, korrigieren und auswerten.

Der Aufbau

Die App hat zwei Bereiche:

• Meine Zeit — sehen alle.
• Team — nur mit dem Recht alle Zeiten sehen. Ohne dieses Recht gibt es keinen Umschalter, du siehst ausschließlich deine eigene Zeit.

Meine Zeit

Stempeln

Eine Befehlszeile zeigt deinen Status, die laufende Zeit und die Aktionen:

• Einstempeln / Ausstempeln
• Pause beginnen / beenden
• Kategorie wechseln — mitten in der Schicht, z. B. von Büro auf Außendienst

Darunter liegt ein optionales Notizfeld (max. 500 Zeichen). Der eingegebene Text wird an die nächste Stempelung gehängt und danach geleert. Die Notiz erscheint kursiv unter dem jeweiligen Eintrag.

Ein Mini-Monatskalender zeigt deine Stempeltage. Zusätzlich siehst du dein Tagessoll und (mit Kalenderzugriff) deinen Resturlaub.

An genehmigten Urlaubs- oder Kranktagen ersetzt ein Statusblock den Zähler und zeigt die angerechnete Netto-Sollzeit — Urlaub grün, Krank rot, wie im Kalender.

Dein Überstundenkonto

Der Saldo steht als große ± h:mm-Anzeige. Dazu zwei Aktionen:

• Frei nehmen — öffnet den Antrag direkt als Freizeitausgleich.
• Auszahlung beantragen — geht als Antrag in die Freigabe.

Darunter deine Buchungshistorie.

Team

Drei Unterbereiche:

Übersicht

Stempelungen gruppiert nach Datum und Mitarbeiter. Ein Detaildialog erlaubt (mit Bearbeitungsrecht) Korrekturen und manuelle Nachträge, einschließlich der Stempelnotiz.

Daneben der Team-Überstunden-Roster: die Salden aller aktiven Personen, für Berechtigte die Freigabe-Inbox offener Auszahlungsanträge und das Formular Buchung anlegen.

Arbeitszeit

Ein Raster Mitarbeiter × Tage mit den gearbeiteten Stunden pro Zelle. Umschaltbar auf Tag / Woche / Monat. Unter jeder Arbeitszeit steht die Pause (☕).

Warnfarben pro Zelle — bezogen auf das Netto-Tagessoll:

Klick auf eine Zelle öffnet den Tagesdialog. Mit Bearbeitungsrecht lässt sich auch eine leere Zelle anklicken, um nachzutragen. Im Dialog kannst du Ein-/Ausstempelungen, Pausenbeginn und -ende sowie Kategoriewechsel manuell anlegen und bestehende Marker korrigieren.

Anrechnung arbeitsfreier Tage (falls in den Firmeneinstellungen aktiviert): Tage ohne Stempelung zeigen ein farbiges Symbol und die angerechnete Netto-Sollzeit — Urlaub 🌴, Krank 🌡️, Feiertag 📅. Nur beim Feiertag wird zusätzlich die Soll-Pause ausgewiesen; Urlaub und Krank rechnen ausschließlich Arbeitszeit an. Die angerechneten Zeiten fließen in die Gesamtsumme — auch im Ausdruck.

PDF/Druck über die Druckfunktion des Browsers.

Historie

Zwei Karten (zusätzlich Kalenderzugriff nötig):

• Stempel-Änderungen — wer hat wann welche Stempelung angelegt, geändert oder gelöscht, aufklappbar mit Feldvergleich alt → neu.
• Abwesenheiten — eingereicht, entschieden, storniert.

Löschen einer Stempelung

Mit Bearbeitungsrecht lassen sich einzelne Stempelungen löschen. Ein Bestätigungsdialog warnt: Der Eintrag und der zugehörige Standortnachweis gehen endgültig verloren. Die Löschung wird protokolliert.

Sollzeiten und Regeln (Firmeneinstellungen)

Unter Firmeneinstellungen → Zeiterfassung.

Sollzeiten pro Wochentag

Je Wochentag setzt du Beginn · Ende · Pause · Netto. Unter der Tabelle steht die Wochen-Sollzeit.

• Soll-Ende = Beginn + Arbeitszeit
• Netto-Soll = Arbeitszeit − Pause

Voreinstellung ohne Konfiguration: Montag bis Freitag 08:00–16:00 mit 30 Minuten Pause, Samstag und Sonntag inaktiv.

Arbeitszeit-Regeln

Drei Regeln, die jede Schicht in der Auswertung verrechnen:

[!note] Die Kategorie-Ausnahme greift auf die Einstempel-Kategorie Maßgeblich ist die Kategorie beim Einstempeln, nicht ein späterer Wechsel.

Anrechnung arbeitsfreier Tage

Zwei Schalter, beide standardmäßig aus:

• Feiertage anrechnen — gesetzliche Feiertage der eingestellten Region.
• Abwesenheiten anrechnen — genehmigter Urlaub und Krankheit.

Ist ein Schalter aktiv, wird die Netto-Sollzeit des Tages in der Arbeitszeit-Übersicht gutgeschrieben, sofern an dem Tag nicht ohnehin gestempelt wurde.

Startzeitpunkt des Überstundenkontos

Überstundenkonto zählt ab legt fest, ab wann gerechnet wird. Ohne Angabe gilt der 1. Januar des laufenden Jahres. Für die Zeit davor setzt du einen Anfangssaldo als Buchung.

Wie das Überstundenkonto rechnet

Saldo = Summe über abgeschlossene Solltage (Ist − Netto-Soll)
      + Summe genehmigter Buchungen

Der Saldo wird immer neu berechnet, nie irgendwo festgeschrieben — er kann also nicht auseinanderlaufen.

Es zählen alle Tage bis einschließlich heute, heute aber erst, sobald du ausgestempelt hast. Solange du eingestempelt bist oder noch gar nicht gestempelt hast, wird das Tagessoll nicht abgezogen — kein Phantom-Minus mitten am Tag.

Vergangene Solltage ohne Stempelung und ohne Anrechnung ziehen ihr Netto-Soll ab. Genau so landen Freizeitausgleich und unentschuldigte Fehltage im Minus. Angerechnete Feiertage, Urlaub und Krankheit sind neutral.

Drei Kanäle bewegen den Saldo

1. Stempelungen (Ist − Soll) — automatisch.

2. Freizeitausgleich — ein eigener Abwesenheitstyp, beantragt über den normalen Urlaubsweg. Er zählt nicht als Urlaub und wird nicht als Soll gutgeschrieben.

[!warning] Freizeitausgleich wirkt sofort — auch für die Zukunft Wird er genehmigt, sinkt dein Saldo sofort, nicht erst wenn die Tage vorbei sind. „Zwei Wochen frei nehmen" senkt das Konto jetzt. Das ist Absicht: Es verhindert, dass dieselben Stunden zusätzlich ausgezahlt werden.

3. Manuelle Buchungen — Bewegungen ohne Zeit-Fußabdruck:

Nur genehmigte Buchungen zählen.

[!note] Merksatz Stempel falsch → Stempel korrigieren, der Saldo folgt. Saldo soll sich ändern, ohne dass jemand gearbeitet hat → Buchung anlegen. „X Stunden freinehmen" → Freizeitausgleich, keine Umwandlung in Urlaubstage.

Auszahlung beantragen

Du beantragst selbst; der Antrag ist auf deinen aktuellen Saldo gedeckelt (bereits offene Anträge werden mitgezählt). Berechtigte genehmigen oder lehnen ab.

Änderungen sind nachvollziehbar

Jeder administrative Eingriff schreibt eine Protokollzeile:

Erfasst werden Zeitpunkt, Art, Kategorie, Standort und Notiz. Das Protokoll überlebt das Löschen des Eintrags und sogar des Kontos — es dient der Manipulationsrückverfolgung.

Einsehbar unter Team → Historie → Stempel-Änderungen.

Gut zu wissen

• Die Live-Stoppuhr rechnet roh. Toleranz, Frühstart-Regel und automatischer Pausenabzug greifen erst in der Auswertung — der laufende Zähler zeigt die tatsächlich verstrichene Zeit.
• Eine Schicht zählt ganz zu ihrem Starttag. Es gibt keine Aufteilung an Mitternacht.
• Halbe Abwesenheitstage werden derzeit voll angerechnet.
• Der Ausdruck summiert nur echte Stempelungen plus die angerechneten Tage, die in der Übersicht ausgewiesen sind.

Häufige Fragen

Mein Saldo ist plötzlich stark im Minus. Meist genehmigter Freizeitausgleich — der wird sofort abgezogen, auch für zukünftige Tage. Oder vergangene Solltage ohne Stempelung und ohne aktivierte Anrechnung.

Ich habe 16:10 ausgestempelt, gerechnet werden 16:00. Das ist die Überstunden-Toleranz (Standard 15 Minuten). Ab Überschreiten des Fensters zählt die tatsächliche Zeit.

Meine Frühstunde wurde nicht angerechnet. Die Regel Frühstart nicht anrechnen ist aktiv. Sie gilt nur für die Standardkategorie — für Außendienst und andere Kategorien zählt die Zeit voll.

Kann ich Überstunden in Urlaubstage umwandeln? Nein. Der Weg heißt Freizeitausgleich: Stunden werden abgebaut, das Urlaubsbudget bleibt unangetastet.

Kann ich eine gelöschte Stempelung wiederherstellen? Nein — sie ist endgültig weg, samt Standortnachweis. Was bleibt, ist der Protokolleintrag über die Löschung; darüber kannst du den Eintrag manuell neu anlegen.

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